Stammdaten und Verknüpfungen
Veranstaltungen setzen sich in Evangelische Termine zusammen aus Stammdaten und Verknüpfungen.
Stammdaten sind die Daten, die Sie für jede Veranstaltung individuell eingeben.
Auf Verknüpfungen greifen Sie zurück, wenn Sie beispielweise einen Ansprechpartner, einen Veranstaltungsort oder eine zu verwaltende Ressource (z.B.: Beamer, Raum o. ä.) zu den Stammdaten der Veranstaltung hinzufügen. Die Aufteilung dient dazu, immer gleiche Angaben nur einmal eingeben zu müssen.
Verknüpfungen sind u.a.:
- Veranstaltungsorte
- Ansprechpersonen
- Ressourcen
Ein Veranstalter hat beispielsweise ein paar Orte, an denen seine Veranstaltungen stattfinden: In der Kirche, im Gemeindehaus etc. Oft gibt es auch eine überschaubare Anzahl von Mitarbeitern, die Veranstaltungen durchführen oder für sie verantwortlich sind: die sog. Ansprechpersonan. Vermutlich sieht es ähnlich mit Ressourcen aus: Die Gemeinde hat einen Beamer, eine handvoll Räume, die vermietet werden können usw.
Die Veranstaltungsorte, Ansprechpartner und die Ressourcen werden separat in einer Liste verwaltet, so dass man sie bei der Eingabe einer Veranstaltung nur auswählen braucht und nicht die gesamten Daten eingeben muss.
Einzeltermine und Reihen
Eine weitere Form der technischen Verknüpfung sind die Datumsangaben ("Termine").
Sind die Stammdaten einer Veranstaltung ...
- mit einem Termin verknüpft, ist es eine Einzelveranstaltung.
- mit mehreren Terminen verknüpft, sprechen wir von einer Reihe
Wenn Sie beispielsweise die Treffen einer Gruppe, die sich regelmäßig trifft, aufnehmen möchten, geben Sie den Titel, den Ort und evtl. eine Ansprechperson ein und legen mit Hilfe des Terminassistenten ein Anfangs- und ein Enddatum an. So können Sie wiederkehrenden Ereignisse ohne großen Aufwand in die Datenbank aufnehmen. Die entsprechenden Datumsangaben werden vom Terminassistenen automatisch berechnet und gespeichert. So können Sie mit einer Eingabe die Gruppentreffen eines Jahres schnell eingeben. Termine, die in den Schulferien ausfallen, können automatisch ausgenommen werden.
Eine nachträgliche Änderung der Termine ist jederzeit möglich. Wenn Sie die Stammdaten zu einer oder mehreren Veranstaltungen aus einer solchen Reihe ändern möchten, können Sie diese aus der Reihe herauslösen und anschließend verändern.
Veranstaltungstypen
Wenn Sie zu speziellen Veranstaltungen einzuladen, müssen Sie mehr Informationen angeben, als bei der Einladung zu einem Gottesdienst. So ist es möglich, dass ein Gottesdienst und eine Fortbildungsveranstaltung nicht in ein „uniformiertes Korsett“ gepackt werden müssen. Deshalb gibt es in Evangelische Termine verschiedene Veranstaltungstypen. Hierbei handelt es sich um Eingabeformulare mit unterschiedlichen Datenfeldern.
Die Eingabeformular bestimmen gleichzeitig auch die Darstellung der Ausgabe auf Websiten und ggfs. in Exporten.
Neben Eingabeformularen, die allen Veranstaltern zur Verfügung stehen (z.B. Standard, Solideo), können auf Dekanatsebene Typen definiert werden, die nur den Veranstaltern des jeweiligen Dekanats zur Verfügung stehen. So können einheitliche Formate für Print-Ausgaben erreicht werden. Aber auch jeder Veranstalter kann sich eigene Eingabemasken definieren und mit vorgegebenen Texten und Werten vorbelegen.