E-Mailvorlagen für Rückmeldungen

Für jedes Rückmeldeformular können E-Mail-Vorlagen erstellt werden, um auf Rückmeldungen antworten zu können. Damit können Sie z.B. Anmelde- und Teilnahme-Bestätigungen oder Rechnungen erstellen und verschicken.

In den E-Mail-Vorlagen können Platzhalter enthalten sein, die beim Verschicken automatisch durch die aktuellen Werte ersetzt werden. Platzhalter gibt es für die Daten der Veranstaltung: z.B. {_event_TITLE} für den Titel der Veranstaltung, und für die Werte aus den einzelnen Rückmeldungen, die über die Formulare eingetragen wurden. Da sich die Platzhalter auf die Werte in den Rückmeldeformularen beziehen, sind die E-Mail-Vorlagen auch immer auf ein spezielles Rückmeldeformular bezogen.

Die Platzhalter können bequem über den Texteditor einfügt werden. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Platzhalter wählen und in die E-Mail-Vorlage einfügen können. Auch im Betreff der E-Mail können die Platzhalter verwendet werden. Allerdings gibt es nicht die Möglichkeit, diese über den Dialog einzufügen.

E-Mail-Vorlage für den Mailversand verwenden

Wenn Sie die Liste der Rückmeldungen zu einer Veranstaltung aufrufen, finden Sie das Symbol mit dem Briefumschlag (sofern Sie eine E-Mailadresse in der Rückmeldung abgefragt haben):

Es öffnet sich das Formular für den E-Mailversand. Sie können hier entweder einen ganz individuellen Text eingeben oder eine E-Mail-Vorlage auswählen. Bei der Auswahl werden die Platzhalter ersetzt und der ersetzte Text erscheint im Texteditor. Sie können anschließend den Text beliebig anpassen.

Wenn Sie die Option "Bestätigungs-E-Mail des Systems" wählen, wird die automatische E-Mail verschickt, die schon beim Ausfüllen des Rückmeldeformulars erstellt wurde. Hier können Sie keine Anpassungen vornehmen und der Texteditor verschwindet.

Sie können beliebige E-Mailanhänge bis 5 MB Dateigröße hinzufügen.

Dynamisch erstellte Mail-Anhänge (Word / PDF / OpenOffice)

Analog zu den individuellen Exporten, können Sie individuelle Mail-Anhänge erstellen. In diesen können - wie in dem Text der E-Mail - Termin- und Rückmelde-Platzhalter automatisch ersetzt werden.

Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie HTML-Dateien erstellen, die die Platzhalter und die Formattierungen enthalten. Bitte lesen Sie dazu den Abschmitt über die individuellen Exporte. Der Unterschied zu den individuellen Export besteht lediglich in der Form der Platzhalter. Bitte verwenden Sie die Platzhaltern so, wie diese in dem Texteditor der E-Mailvorlagen eingefügt werden.

Erstellen Sie also z.B. eine Datei mit dem Namen "Bestaetigung.html2docx.html" und fügen Sie dort den gewünschten Text ein. Als Platzhalter für den Veranstaltungstitel verwenden Sie dann bspw. {_event_TITLE}.

Fügen Sie die diese Datei als Anhang vor dem Versenden zur E-Mail dazu. Beim Versenden wird dynamisch aus der HTML-Datei eine Word-Datei (oder PDF / Odt) erstellt.